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専門家コラム

年末調整業務に思うこと

2016-03-31 テーマ: アウトソーシング導入で業務改善

今回は、昨年末から実施した年末調整の作業で気になった点をお話ししたいと思います。

弊社では、人事給与関連システムをクラウドサービスでご提供するとともに、
人事給与業務のアウトソーシング(BPO)サービスも実施しております。
人事給与業務全般を運用するフルアウトソーシングの場合、年間イベントである
年末調整業務も当然、弊社の業務範囲となっております。

平成27年度の年末調整の準備を始めた昨年10月、お客様との要件定義資料を
更新している時に、数年前の同じ資料を見る機会がありました。
作業自体の全体的な流れは基本的に変わっていないのですが、大幅に変わっていたのは、
申告書記載事項のチェック項目の数です。要件定義資料には、申告書のチェック項目と
対応方法が定義されているのですが、その項目数が大幅に増えているのです。

例えば、保険料控除申告書を比較すると一番わかりやすいでしょう。
数年前までは、生命保険料控除は「一般生命保険料」と「個人年金保険料」の2種類で、
主だった確認項目も〝保険種類〟〝保険(支払)期間〟〝保険金受取人〟と差引保険料
といったところでした。
ところが、平成27年度保険料控除申告書のチェック項目を見ると、「介護医療保険」が
加わった上に、「一般生保」「個人年金」には別途〝新旧区分〟が追加されました。

扶養控除等(異動)申告書については、近年、扶養親族を「16歳以上」と「16歳未満」で
分けるようになりましたし、今年度からは国外居住の扶養親族に対する対応義務化により、
対象者の確認も作業に加わりました。

住宅借入金特別控除についても、〝認定住宅〟〝特定増改築〟〝東日本大震災の
被災等に係る特例〟などの種別が増え、源泉徴収票(給与支払報告書)への記載項目も
追加されています。

これらの確認項目の増加による人事給与業務担当者への影響は何でしょうか。
ひとつは言うまでも無く、年末調整における作業負荷の増大です。
保険料控除申告書だけでも、チェック項目が多くなると同時に、システムへの登録項目も
当然増えます。
事実、私が提案させていただいた企業様の年末調整担当者の方々の多くが、ここ数年で
年末調整における申告書チェックの負荷が重くなっていると実感されています。
また、単に作業負荷が増えただけでなく、より専門的な知識も必要になってきています。
そのため、担当者交代に伴う業務引き継ぎが難しくなっていると思われます。
前任者が長期間に亘って担当されていた場合はなおさらでしょう。

さらには、今年からマイナンバー制度の導入に伴い、現時点では源泉徴収票や
給与支払報告書への個人番号の記載が必要となっており、これについては作業自体の
追加だけでなく、多くの安全管理措置も必要になることが要注意点となります。

このような年末調整を実施するうえでの様々な負荷の増大に対して、今年は根本的な
対応方法の見直しが求められる年になるのではないでしょうか。

さくら情報システム株式会社 サービス事業本部
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