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「マイナンバー制度」導入によって企業に求められる対応とは

「マイナンバー制度」導入の狙いと企業への影響

日本国内に住民票を持つすべての人に12桁の番号を割り当てる社会保障と税の共通番号制度、通称「マイナンバー制度」が2015年10月からついに動き出しました。「えっ、来年からでしょう?」などと、悠長に構えてはいられません。たしかに制度の運用開始は2016年1月ですが、すでに2015年10月5日時点の住民票に基づき、市区町村から住民へ、個人番号(マイナンバー)を記載した通知カードの郵送が始まっています。

日本国民と日本に居住する外国人一人ひとりに重複しない固有の識別番号を付与し、所得や社会保障などに関する個人情報を一元管理することで、公平な給付や税負担を実現するとともに、行政サービスの効率化や国民の利便性向上を図るのが、マイナンバー制度導入の目的です。企業においては、速やかに従業員から個人番号を集め、適切に保管・管理する体制を整えなければなりません。2016年1月以降、税や社会保険・雇用保険関係の事務処理を行う際には、従業員のマイナンバーを記載した新しい様式の調書・申告書類を、関係機関に提出する必要が生じるためです。具体的には、以下のような事務手続きがマイナンバーの利用ケースとして想定されています。

  • 健康保険・厚生年金保険届出事務
  • 国民年金第3号被保険者届出事務
  • 雇用保険届出事務
  • 労働者災害補償保険法に基づく請求事務
  • 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
  • 報酬・料金・契約金・賞金の支払調書作成事務
  • 配当・余剰金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
  • 不動産の使用料等の支払調書作成事務

従業員が一人でも在籍する企業はすべて、新制度への対応を求められます。基本的に人事・総務・経理などの労務管理部門がそのキーパーソンとなるわけですが、上の想定ケースを見るかぎり、なかでも給与計算関連業務への影響がきわめて大きく、当該事務担当者には前もって入念な準備が不可欠です。

給与計算の何が、いつから、どう変わる?

例として、年末調整を行い、源泉徴収票や給与支払報告書などを作成・提出する一連の事務手続きについて、マイナンバー導入後の留意点を見てみましょう。源泉徴収票や給与支払報告書などへのマイナンバーの記載は、2016年1月以降に支払う給与が対象となります。2016年分の源泉徴収票については、同年の年末調整を経て、翌2017年の1月31日までに作成・提出するので、「マイナンバー対応はまだ先のこと」「今年の年末調整には関係ない」などと考えがちですが、決してそうではありません。

年末調整の手続きでは、年間の所得税額を確定させるために、改めて従業員の家族構成などを確認する必要があり、全従業員から扶養控除等申告書の提出を求めます。実はこの申告書類については、2016年分、つまり今年の年末調整時に従業員に提出してもらう平成2016年分扶養控除等申告書から、いちはやくマイナンバーを記載しておく必要があるのです。そうでないと、2016年中に退職者が出た場合、その退職者のマイナンバーが確認できず、個人番号記載が必須となる2016年分の源泉徴収票や給与支払報告書の作成に支障を来すことになりかねません。今年の年末調整時にあらかじめ、マイナンバーを入れた新様式の扶養控除等申告書を従業員から収集し、保存しておくべきでしょう。初回の収集は特に煩雑になることが予想されるので、限られた準備期間を有効に使い、少しでも早く取り組み始めるようにしてください。

また、2016年1月31日までに作成・提出する2015年分の源泉徴収票は、マイナンバーの記載欄がない旧様式でかまいませんが、2016年中に退職者が出たら、その退職者の退職所得の源泉徴収票については、退職日から1ヵ月以内に、番号記載欄が追加された新様式で作成・提出しなければなりません。2016年は、源泉徴収票の新・旧の様式が混同し、番号記載の要否を誤りやすい時期。充分に注意してください。

このようなマイナンバー制度導入の影響は、年末調整の手続きや、給与・退職所得の源泉徴収票などの法定調書作成事務に限らず、広く給与計算に関連する実務全般にかかわってくるものです。たとえば、社会保障関係の事務手続きにおいても、雇用保険と社会保険の届出様式が変更に。雇用保険関係事務では、2016年1月以降、ハローワークに提出する雇用保険被保険者資格取得届・喪失届などに、従業員のマイナンバーを記載することになります。社会保険関係事務では、年金事務所に提出する健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、健康保険被扶養者(異動)届、国民年金第3号被保険者届などへの番号記載が求められますが、記載時期は雇用保険関係より1年遅れの2017年1月1日提出分からです。また、従業員の入社、退社時に必要な社会保険の資格取得・喪失手続きについても、マイナンバーへの対応はこれに準じます。

開始目前でも中小企業「準備完了」は7%弱

マイナンバー制度への対応は、どの企業にとっても大きな義務や責任を伴います。企業は原則的に、制度の法的根拠である「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(通称、マイナンバー法)に定められた利用範囲を超えて、マイナンバーを利用することはできませんし、特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)をむやみに提供することもできません。特定個人情報を取り扱う際の業務手順をまとめた取扱規定を作成し、マイナンバーの漏えい、滅失、毀損を防止するなど、適切な情報管理のための必要措置を講じることが義務付けられています。措置の具体的な内容は、特定個人情報保護委員会がホームページなどで公開している「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、いわゆるガイドラインに詳述されているので、マイナンバー対応の実務を担う各企業の担当者は、まずこれをきちんと確認しておくべきでしょう。

他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーなど個人の秘密が記録された個人情報ファイルを不当に提供したりすると、処罰の対象に。マイナンバー法では、保護対象となるマイナンバーの重要性に鑑み、個人情報保護法よりも罰則の種類が多く設けられ、法定刑も重いものになっています。万一、番号が流出したとなると、罰則はもちろんのこと、企業の評判や社会的な立場に計り知れないダメージが及び、経営の根幹さえ揺るがしかねません。マイナンバーを取り扱う量も、頻度も多い給与計算事務の従業者は、特に肝に銘じておく必要があります。

とはいえ、中小企業に限ると、マイナンバーへの準備が「おおむね完了した」という企業は、2015年9月30日~10月1日の時点でもわずか6.6%にとどまることが、日本経済新聞社の調査で明らかになりました。「着手できていない」が26.6%、「対応の必要があるかどうか分からない」も24.0%に上り、制度への準備が遅れている理由(複数回答)については、「制度の理解が進んでいない」(48.2%)が最も多く、「何から着手すべきか分からない」(42.3%)が続いています。

日々の業務と並行して、こうしたタスクに新しく取り組まなければならないことを考慮すると、残されている時間は決して多くありません。冒頭で述べたとおり、まさに待ったなしでしょう。企業の規模や組織の形態などにもよりますが、現時点でまだ制度対応への準備はおろか、認知自体も進んでいないとなると、社内のリソースだけを使って、制度の運用開始に間に合わせるのは難しいと言えます。急ごしらえの体制やシステムではほころびが出やすく、かえって危険かもしれません。自社のみですべて対応するより、実務の部分は、マイナンバー対応のコンサルテーションサービスやアウトソーシングサービスを利用するなど、外部パートナーとの連携も視野に入れつつ準備を進めるべきではないでしょうか。個人番号を利用する事務の全部または一部を委託することは可能です。委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を得た場合に限り、その事務の全部または一部を再委託することもできます。事務の委託や再委託を行った者は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者への必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

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