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専門家コラム

人事部の「働き方改革」への取り組み-年末調整編-

2017-07-25 テーマ: 働き方改革

最近、政府から声高に叫ばれている「働き方改革」。
長時間労働の抑制や生産性の向上から、在宅勤務の推進、有給休暇の取得促進など、企業
が取組むべき課題は多岐にわたります。いずれにしても、ダイバーシティやメンタルヘル
スへの対応を含め、人事部門が率先して解決や改善を図ることが求められているかと思い
ます。

 

しかし、実際には、当の人事部門がますます“人が足りない”“時間が足りない”という状況
に陥りつつあるのではないでしょうか。「働き方改革」の推進役である以上、人事部門が
社内に模範を示さなければなりません。もっと効率的にできることはないだろうか、削減
できる作業はないだろうか・・・。
もしそのようなお悩みをお持ちでしたら、年末調整の作業効率化を検討されてはいかがで
しょうか。
例年11、12月は、年末調整業務に追われ、残業や休日出勤が続いたり、人手が足りず応援
要員を雇って対応されているという話を耳にします。ましてや冒頭で触れたとおり、例年
に比べ多くの施策を期待される人事部門にとって、今年の年末はますます忙しくなること
が予想されます。

 

では、年末調整でどのような効率化・作業時間削減ができるのでしょうか。
これまでであれば、人事部門は大量の申告書を相手に下記(1)~(3)を手作業で行っ
てきました。
(1)従業員に申告書を配布
(2)従業員が記載した申告書を回収
(3)申告書の記載内容のチェックし、システムへ登録する

 

しかし、年末調整をシステム化すると、上記の人事部門作業が大幅に軽減され、更に、従
業員の方にもメリットが生まれます。
その理由は3つあります。
理由1:入力チェックや自動計算でミスなく申告【従業員のメリット】
理由2:申告書の印刷と配付、回収した申告書のデータ化(従業員ひとりひとりの申請内
容のデータ入力)が不要【人事部門の作業削減】
理由3:入力チェックや自動計算により、チェック作業と不備対応を大幅に軽減【人事部
門の作業削減】

 

年末調整を「書面に手書き」から「システム」に変更することは、人事部が「働き方改革」
の推進役として、率先して働き方を変える姿勢を、経営層や従業員に分かりやすく示すチャ
ンスのひとつかと思います。

 

さくら情報システム株式会社 ビジネス推進部 HRソリューショングループ 部長
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